Datenschutzerklärung der Bevalus UG (haftungsbeschränkt)

1. Einleitung

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend darüber informieren, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“ genannt) durch die Bevalus UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und in welchem Umfang. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns vorgenommenen Verarbeitungen personenbezogener Daten, insbesondere über unsere Websites, mobilen Applikationen sowie über externe Online-Präsenzen, wie unsere Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend als „Onlineangebot“ bezeichnet). Zusätzlich informieren wir Sie hiermit auch über den Einsatz von öffentlich zugänglichen KI-Modellen (z.B. ChatGPT) zur Verarbeitung von Unternehmensdaten, die im Rahmen unserer Dienstleistungen anfallen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Bevalus UG (haftungsbeschränkt)
Thomas-Jefferson-Str. 19
68309 Mannheim

Datenschutzbeauftragter:
Dennis Bergmann
E-Mail: dennis.bergmann@bevalus.com

3. Übersicht der Verarbeitungen

Die folgende Übersicht stellt die Arten der verarbeiteten Daten, Zwecke der Verarbeitung und betroffenen Personengruppen dar.

Arten der verarbeiteten Daten:

  • Bestandsdaten (z. B. Name, Adresse)
  • Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungsinformationen)
  • Standortdaten (z. B. der Standort des Nutzers)
  • Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummer)
  • Inhaltsdaten (z. B. Texte, Fotos, Videos)
  • Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit)
  • Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
  • Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adressen, Geräteinformationen)
  • Protokolldaten (z. B. Logfiles, Zugriffszeiten)

Betroffene Personengruppen:

  • Kunden und Interessenten
  • Kommunikationspartner
  • Nutzer unseres Onlineangebotes
  • Gewinnspiel- und Wettbewerbsteilnehmer
  • Geschäfts- und Vertragspartner

Zwecke der Verarbeitung:

  • Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit
  • Erfüllung vertraglicher und vorvertraglicher Pflichten
  • Kommunikation und Bearbeitung von Anfragen
  • Sicherheitsmaßnahmen
  • Direktmarketing und werbliche Kommunikation
  • Erfassung von Nutzungsdaten zur Optimierung unseres Onlineangebotes
  • Teilnahme an Gewinnspielen und Wettbewerben
  • Durchführung von Umfragen und Befragungen
  • Einsatz von KI-Modellen zur Optimierung von Marketingstrategien und zur Datenanalyse: Im Rahmen unserer Dienstleistungen setzen wir öffentlich zugängliche KI-Modelle, wie z.B. ChatGPT, ein, um Marketingstrategien zu entwickeln, Inhalte zu erstellen und Analysen durchzuführen. Hierbei können Unternehmensdaten, die auch vertrauliche Informationen enthalten können, verarbeitet werden.

Zusätzliche Verarbeitung: Zusammenarbeit und Projektmanagement Zur effizienten Zusammenarbeit nutzen wir eine Kollaborationssuite (Google Workspace). Hierbei werden Ihre Daten (z.B. Bestandsdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Dokumente, Chat-Nachrichten) auf Servern des Anbieters gespeichert und verarbeitet, die sich auch außerhalb der Europäischen Union befinden können.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Datenverarbeitung:
Im Rahmen unserer Marketing- und Sales-Dienstleistungen setzen wir öffentlich zugängliche KI-Modelle ein, um Marketingstrategien zu entwickeln und zu optimieren. Dies umfasst insbesondere den Einsatz von KI-gestützten Modellen wie ChatGPT. Im Zuge dieser Verarbeitung können auch Unternehmensdaten, die vertrauliche Informationen enthalten, verarbeitet werden.

4. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben.
  • Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten haben, z. B. zur Optimierung unseres Onlineangebots oder zur Sicherstellung der IT-Sicherheit.

5. Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen Ihre Daten durch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, wie zum Beispiel Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Datensicherungen. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte Dritte Zugriff auf Ihre Daten erhalten.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte und Auftragsverarbeitung

Ihre Daten werden an Dritte nur dann weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht. Eine Auftragsverarbeitung erfolgt, wenn externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Hosting-Anbieter) in unserem Auftrag handeln. Wir arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, um den Betrieb unserer Website und die Bereitstellung unseres Angebots zu gewährleisten. In diesem Zuge erfolgt auch eine Übermittlung personenbezogener Daten an die Dienstleister.

Wir verwenden derzeit folgende Dienstleister:

7. Internationale Datenübermittlungen

Sofern eine Übermittlung in Drittländer erfolgt (außerhalb der EU oder des EWR), wird dies ausschließlich im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt, insbesondere durch den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln oder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission.

8. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung der genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen haben und keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Die gesetzlichen Fristen richten sich nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gemäß der DSGVO verschiedene Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
  • Widerruf der Einwilligung: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.

10. Details zu spezifischen Verarbeitungen und Diensten

Bereitstellung des Onlineangebotes und Webhosting
Zum Betrieb unserer Onlineangebote nutzen wir Webhosting-Dienstleister. Hierbei werden die IP-Adresse des Nutzers, Logfiles und technische Metadaten verarbeitet, um die Inhalte und Funktionen bereitstellen zu können.

  • Datenarten: Nutzungsdaten, Protokolldaten
  • Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien
Cookies und ähnliche Technologien werden auf unserer Website eingesetzt, um Funktionen bereitzustellen und Besucherdaten zu analysieren. Falls eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese zuvor eingeholt.

  • Datenarten: Nutzungsdaten, Meta-/Kommunikationsdaten
  • Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Kontakt- und Anfrageverwaltung
Bei der Kontaktaufnahme mit uns, z. B. über Kontaktformulare, E-Mail oder soziale Medien, werden die übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.

  • Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Newsletter und elektronische Benachrichtigungen
Wir versenden Newsletter nur mit Ihrer Einwilligung oder gesetzlicher Erlaubnis. Hierzu speichern wir die E-Mail-Adresse, den Namen und technische Daten zur Nachverfolgbarkeit.

  • Datenarten: Kontaktdaten, Nutzungsdaten (z. B. Öffnungs- und Klickraten)
  • Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Webanalyse und Optimierung
Zur Analyse der Nutzung und Optimierung unseres Onlineangebots setzen wir Analysetools (z. B. Google Analytics) ein. Die Daten werden pseudonymisiert, um die Identität der Nutzer zu schützen.

  • Datenarten: Nutzungsdaten, Meta-/Kommunikationsdaten
  • Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Werbliche Kommunikation via E-Mail, Post, Telefon oder Fax
Daten werden verarbeitet, um Ihnen werbliche Informationen per E-Mail, Post, Telefon oder Fax zuzusenden. Sie können dem jederzeit widersprechen.

  • Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten
  • Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Teilnahme an Gewinnspielen und Wettbewerben
Wenn Sie an Gewinnspielen teilnehmen, werden Ihre Daten zur Durchführung, Benachrichtigung und Veröffentlichung der Gewinner verarbeitet.

  • Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Social Media Präsenzen
Wir betreiben Profile auf verschiedenen Social-Media-Plattformen. Bei Besuch unserer Profile gelten die Datenschutzbedingungen der jeweiligen Plattformanbieter.

  • Datenarten: Nutzungsdaten, Inhaltsdaten
  • Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nutzung von Kollaborationssuiten (Google Workspace)
Wir nutzen Google Workspace, um Daten zu verarbeiten und unsere Prozesse zu optimieren. Im Falle von Anfragen oder einer Zusammenarbeit mit uns, werden Ihre Daten entsprechend auf den Servern von Google gespeichert. 

  • Datenarten: Bestandsdaten, Zahlungsdaten, Standortdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta-/Kommunikationsdaten, Protokolldaten,
  • Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um Änderungen in der Datenverarbeitung oder den gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.